Frågor vi ofta får från skolor

Frånvarokollen är ett webbaserat system för svenska skolor som samlar frånvaroregistrering för personal, vikarieförslag och bemanningsanalys på ett ställe. Vikariesamordnaren ser dagens luckor, får förslag på vem som kan täcka och rektor får uppföljning på belastning och kostnader.

Nej. Frånvarokollen är ett system, inte en vikarieförmedling eller ett bemanningsföretag, och vi skickar inga vikarier till skolan. Ni använder er egen personal och era egna vikarier, och Frånvarokollen hjälper er att samordna dem: se vilka lektioner som påverkas, vem som kan täcka och vad det kostar.

Nej. Frånvarokollen föreslår vikarier rankade efter schema, behörighet och belastning, men det är alltid samordnaren som bestämmer. Systemet gör underlaget tydligt, inte beslutet automatiskt.

Nej. Frånvarokollen är ett fristående verktyg som kompletterar det ni redan har. Ni fortsätter lägga schema där ni gör det i dag och använder Frånvarokollen för frånvaro, vikarier och uppföljning.

Grundskolor och gymnasieskolor, kommunala såväl som fristående, med en eller flera personer som samordnar vikarier. Systemet fungerar lika bra för en skola som för en huvudman med flera enheter.

I Stockholm. Databasen och de servrar som driver tjänsten finns i Stockholm, och tekniska felrapporter hanteras inom EU. Se listan över underbiträden i vår integritetspolicy.

Skolan eller huvudmannen är personuppgiftsansvarig och Frånvarokollen Sverige AB är personuppgiftsbiträde. Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) undertecknas som en del av avtalet. Det reglerar vilka uppgifter som får behandlas, hur de skyddas, vem som ansvarar för vad och vad som händer med uppgifterna när avtalet upphör.

Endast uppgifter om personal som behövs för att hantera frånvaro och den dagliga bemanningen: personalens namn, schemakod, e-postadress, roll, sysselsättningsgrad och arbetstider; schemat (lektioner, tider, salar, ämnen samt klass- eller gruppnamn); frånvaro (datum, hel- eller deldag och frånvarokategori); bemanning (vem som täcker vilken lektion, inställda lektioner och uppskattade vikariekostnader); externa vikarier (namn, telefonnummer, e-postadress, ämnen, tillgänglighet och timkostnad); samt systemanvändare (namn, e-postadress och behörighetsnivå).

Nej. Systemet saknar utrymme för att lagra uppgifter om enskilda elever, betyg eller elevhälsa. Schemat innehåller klass- och gruppnamn, till exempel 7B, så som de anges i skolans schemafil.

Kategorin Sjuk är det. Att en medarbetare är sjukfrånvarande räknas som en hälsouppgift och därmed som en känslig personuppgift enligt GDPR. Systemet lagrar endast kategorin, aldrig någon diagnos, några symtom eller någon beskrivning. Kategorierna är Sjuk, VAB (vård av barn), Utbildning, Föräldraledighet, Personligt och Övrigt.

Nej. Systemet letar efter personnummer i schemafiler genom att känna igen format och datum, och för tiosiffriga nummer utan skiljetecken kontrolleras även kontrollsiffran. Nummer som hittas visas för den som laddar upp filen och tas bort innan filen bearbetas. Samma kontroll görs i databasen, som inte tillåter att personnummer sparas i namn- och anteckningsfält.

Endast skolledningen och de användare som skolan själv utser. Ägare och samordnare kan registrera och ändra uppgifter, och rollen Skolledning ger endast läsbehörighet. Ingen skola kan se en annan skolas uppgifter; det säkerställs direkt i databasen (Row Level Security). Systemet rangordnar inte individer och följer inte deras frånvaro över tid, statistiken visas per frånvarokategori. En användare som inaktiveras under Inställningar förlorar omedelbart all tillgång.

Med ett Microsoft- eller Google-konto, till exempel skolans Microsoft 365 eller Google Workspace. Vi lagrar därför inga lösenord, och när ni loggar in med kommunens eller skolans konto gäller era egna säkerhetskrav, till exempel tvåfaktorsautentisering. Vem som får tillgång, och med vilken roll, bestämmer skolan själv i Frånvarokollen.

All trafik är krypterad (TLS) och uppgifterna lagras krypterat. Varje skolas uppgifter hålls åtskilda direkt i databasen, och separationen kontrolleras med automatiserade tester. Databasen säkerhetskopieras dagligen. Programvaran uppdateras när säkerhetsrättningar släpps, och koden skannas automatiskt efter sårbarheter och läckta nycklar. Endast de personer på Frånvarokollen som sköter driften har teknisk administratörsbehörighet, och de omfattas av sekretess enligt PUB-avtalet.

Supabase (databas och inloggning, Stockholm), Vercel (drift av webbtjänsten, Stockholm) och Sentry (tekniska felrapporter, EU). Leverantörerna har moderbolag utanför EU, och eventuella överföringar regleras genom EU:s standardavtalsklausuler eller EU-US Data Privacy Framework. Tjänsten skickar inte själv någon e-post: meddelanden till personal öppnas i användarens eget e-postprogram. Se hela listan.

Nej. Kollen, som tar fram vikarieförslagen, är regelbaserad och körs i användarens webbläsare. Inga uppgifter skickas till någon extern AI-tjänst. Vid testning och utveckling använder vi anonymiserade uppgifter från våra egna interna verktyg, aldrig skolornas riktiga uppgifter.

Enligt PUB-avtalet meddelar vi skolan eller huvudmannen utan onödigt dröjsmål, och senast inom 24 timmar, om en bekräftad eller misstänkt personuppgiftsincident. Vi lämnar också den information som behövs för att bedöma incidenten och en eventuell anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Uppgifterna sparas så länge skolan använder tjänsten. Önskar ni en kortare lagringstid, till exempel för frånvarohistorik, kan vi komma överens om det. Uppgifterna tillhör skolan: när avtalet upphör lämnar vi över dem i ett läsbart format eller raderar dem, enligt ert val. Radering sker inom 30 dagar och bekräftas skriftligen.

Enklast är att ansöka om en partnerplats eller mejla info@franvarokollen.com så bokar vi en kort genomgång utifrån er skolas storlek och arbetssätt. Har ni eller ert dataskyddsombud frågor om avtal, personuppgifter eller säkerhet? Mejla gdpr@franvarokollen.com eller boka ett digitalt möte, så går vi igenom dem tillsammans.