Sjukanmälan 06.43: så täcker ni dagen utan kaos

De flesta skolor löser morgonen. Frågan är till vilket pris – i samtal, i stress och i lektioner som blir självstudier. Här är rutinen vi ser fungera bäst, steg för steg.

Innan det händer: förberedelser som gör morgonen kort

• En kanal för sjukanmälan. Inte sms till rektor, mejl till expeditionen och ett samtal till arbetslaget. En väg in, som samordnaren ser direkt.
• Aktuella scheman. Samordnaren måste kunna se vilka lektioner den frånvarande läraren har i dag, och vilka kollegor som har lucka samtidigt. Om det kräver tre system tar det tio minuter per lärare.
• En vikarielista som är sann. Timvikarier med aktuella telefonnummer, vilka stadier och ämnen de klarar, och när de senast jobbade. Listan som senast uppdaterades i augusti är värdelös i november.
• Tydlig prioritering. Vilka lektioner täcks alltid (lågstadiet, praktiska ämnen, NP-veckor)? Vilka kan bli självstudier om det krisar? Bestäm det i lugn och ro, inte 06.45.
• En reservplan för lärarens material. Delad mapp eller vikariepärm per klass, så att en vikarie kan hålla lektionen även om läraren är för sjuk för att skicka planering.

Morgonen: sju steg

1. Bekräfta frånvaron och notera omfattning – hela dagen, flera dagar, tills vidare?
2. Lista dagens lektioner för den frånvarande läraren: tid, klass, sal, ämne.
3. Sortera efter prioritet. Vilka måste täckas av en vuxen i rummet, vilka kan lösas annorlunda?
4. Sök intern täckning först – kollegor med lucka som har rätt behörighet eller känner klassen. Titta på vem som täckt mest den senaste tiden och sprid uppdragen.
5. Ring externa vikarier för det som återstår, i den ordning ni bestämt (kända vikarier före nya, egna före bemanningsföretag).
6. Meddela alla berörda – vikarien, klassen/mentorn, expeditionen och den frånvarande läraren om vad som är löst.
7. Logga vad som gjordes. Vem täckte vad, internt eller externt. Det tar en minut nu och sparar timmar vid löneunderlag och uppföljning.

Under dagen

• Se till att vikarien vet var material, närvarolista och kontaktperson finns.
• Följ upp de lektioner som blev självstudier – vad behöver tas igen?
• Om frånvaron förlängs: börja planera morgondagen före klockan 14, när kollegor och vikarier fortfarande går att nå.

Efteråt: det som skiljer en rutin från en räddningsaktion

Skolor som slutar släcka bränder gör en sak till – de tittar på mönstren. Varje månad:

• Hur många lektioner täcktes, och hur stor andel blev självstudier?
• Vilka kollegor har täckt mest? Är det rimligt, eller är det samma tre personer varje gång?
• Vilka veckodagar och ämnen är svårast att täcka? Kan vikarielistan förstärkas där?
• Vad kostade det – externt och internt? (Så räknar du.)

Vanliga fallgropar

• Kunskapen sitter i en person. När samordnaren själv är sjuk står skolan still. Rutinen och listorna måste finnas utanför hens huvud.
• Övertid som inte registreras. Kollegor som täcker på planeringstid ska ha ersättning eller kompensation enligt avtal. Ologgad täckning är en arbetsmiljörisk.
• Att alltid ringa den som säger ja. Effektivt i stunden, dyrt på sikt.

Mycket av ovanstående går att göra i ett kalkylark och en telefonlista. Frånvarokollen är byggt för att göra det på några minuter i stället för en timme: frånvaron registreras, dagens luckor visas, kollegor med lucka och rätt behörighet föreslås – rankade efter hur mycket de täckt nyligen – och allt loggas automatiskt. Se hur det fungerar.