Vad kostar en vikarie egentligen?

Frågan låter enkel, men de flesta skolor har inte ett svar. Kostnaden för vikarier ligger utspridd på flera konton, en del av den syns aldrig i budgeten och den största posten – tid – bokförs inte alls. Här är en modell för att räkna på det.

Tre sorters kostnad

När en lärare är frånvarande täcks lektionen på ett av tre sätt, och de kostar olika:

1. Extern vikarie – timanställd eller via bemanningsföretag. Syns tydligt på fakturan.
2. Intern täckning – en kollega tar lektionen på håltimme, planeringstid eller som övertid. Syns sällan, men kostar.
3. Ingen täckning – eleverna får självstudier, slås ihop med en annan klass eller skickas hem. Kostar ingenting i kronor, men i undervisningstid.

1. Extern vikarie: räkna hela vägen

Timlönen är bara början. För en timanställd vikarie tillkommer:

• Arbetsgivaravgift – 31,42 % på lönen (2026 års nivå för de flesta anställda).
• Semesterersättning – minst 12 % enligt semesterlagen, ofta mer enligt kollektivavtal.
• Administration – anställningsavtal, tidrapport, lönekörning, introduktion. Räkna med 20–30 minuter per uppdrag för den som administrerar.

Ett räkneexempel: en vikarie med 180 kr i timlön kostar skolan cirka 180 × 1,12 × 1,3142 ≈ 265 kr per timme innan administration. Går uppdraget via bemanningsföretag ligger timpriset i stället på en fast nivå som redan inkluderar avgifterna plus företagets påslag – vanligtvis betydligt över det egna timpriset, i utbyte mot att någon annan hittar personen.

2. Intern täckning: den osynliga kostnaden

När en kollega tar lektionen sparar skolan fakturan, men tre saker händer:

• Planeringstid försvinner. Lektionen som skulle förberetts förbereds sämre, eller på kvällen.
• Belastningen fördelas ojämnt. Det är ofta samma personer som säger ja – de som sitter nära expeditionen eller har luckor i schemat. Efter en termin syns det i sjuktalen.
• Övertid uppstår. Enligt HÖK 21 ska övertid ersättas eller kompenseras – och om den inte registreras blir den en dold skuld.

Ett rimligt sätt att sätta pris på intern täckning är att utgå från lärarens egen timkostnad (månadslön × 1,4 för avgifter och semester, delat på cirka 165 timmar). För en lärare med 38 000 kr i månadslön blir det runt 320 kr per timme – ofta mer än en extern vikarie, men utan fakturan som gör kostnaden synlig.

3. Hur många lektioner handlar det om?

För att gå från timpris till årskostnad behöver ni en uppskattning av volymen. Nationella riktvärden:

• Lärare har i snitt omkring 16 frånvarodagar per år (SCB 2022, Skandia 2025).
• En lärare undervisar i snitt 3,4 lektioner per dag (Sveriges Lärare 2023).
• Ett läsår har omkring 200 skoldagar.

För en skola med 40 lärare ger det 40 × 16 × 3,4 ≈ 2 200 lektioner per år som måste täckas på något sätt – i praktiken 11 lektioner per skoldag. Byt ut riktvärdena mot era egna siffror från lönesystemet om ni har dem; frånvaron varierar mycket mellan skolor.

Sätt ihop det

Exemplet är just ett exempel – poängen är att den interna delen, som aldrig syns på en faktura, ofta är den största. Det är också den som går att påverka mest: rätt person på rätt lucka, fördelat jämnt, i stället för samma tre kollegor varje gång.

Vad kan ni göra med siffran?

• Budgetera på riktigt. Lägg intern täckning som en synlig post, så att diskussionen om vikariepool eller extra resurs kan föras med siffror.
• Följ upp per månad. Vilka veckor, ämnen och arbetslag drar mest? Mönstren är ofta tydliga när man väl mäter.
• Fördela jämnare. Om belastningen syns kan den styras. Det är också ett arbetsmiljöargument, inte bara ett ekonomiskt.

Frånvarokollen gör exakt den här uppföljningen automatiskt – varje täckt lektion loggas som intern eller extern, och rektor får kostnad, belastning och mönster i en översikt. Läs mer om hur ni blir partnerskola.